EIGEN BAAS? IK!

 

Als je voor jezelf begint als ondernemer of als freelancer bied je diensten of goederen in het economisch verkeer aan. Vanaf dat moment moet je regelmatig je boekhouding bijhouden. Met name je kasboek dagelijks bijhouden is erg belangrijk! Je bent dan belastingplichtig voor de Inkomstenbelasting en meestal ook voor de Omzetbelasting met de plicht je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel en je te melden bij de Belastingdienst (maar dat doet de Kamer van Koophandel voor je). Deze paper  gaat voornamelijk over de ‘papieren rompslomp’ (boekhouding, belasting, rechtsvormen en zo meer), zodat jij je energie kan richten op wat echt belangrijk en vaak ook moeilijk is: een winstgevende onderneming opbouwen en behouden tot je AOW of langer.

 

In de volgende informatie is zoveel mogelijk getracht gebruik te maken van actuele gegevens, maar door tussentijdse aanpassingen kunnen de exacte cijfers afwijken. Deze dienen dus als indicatief te worden beschouwd!

 

Omzetbelasting (is hetzelfde als BTW):

Inkomstenbelasting:

De aangifte inkomstenbelasting moet jaarlijks na afloop van het jaar maar vóór 1 mei worden ingediend. Je kunt ook uitstel krijgen (zelf aanvragen of door je boekhouder laten doen).

 

Zorgverzekering

Iedereen heeft een basisverzekering en je kunt je bijverzekeren voor aanvullende pakketten. Zorgverzekeraars bepalen zelf de hoogte van hun premie en moeten iedereen accepteren (voor het basispakket), ongeacht leeftijd of gezondheidsrisico’s. Elke verzekerde betaald een nominale premie aan de zorgverzekeraar. Er is een door de belastingdienst uitbetaalde tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering (de zorgtoeslag) die afhankelijk is van het inkomen met een brutoloongrens van ca. € 28.000 voor alleenstaanden en ca. € 35.000 voor stellen. Daarnaast moeten werknemers ca. 7% van hun brutoloon met een maximum van ca. € 55.000 betalen. Dit wordt overigens vergoedt door de werkgever. Zelfstandigen en pensioengerechtigden moeten over maximaal ca. € 55.000 premie-inkomen 5,4% premie afdragen, de inkomensafhankelijke premie zorgverzekeringswet,

 

Een boekhouding bijhouden

In de praktijk is het vaak voldoende (en verplicht!) om dagelijks een ‘kasboek‘ bij te houden en alle bonnen overzichtelijk te bewaren. Hierbij is een onderverdeling tussen kas en bank vaak handig. Gebruik hierbij je gezond verstand: als je een etentje betaalt omdat dat etentje naar jouw mening voor je zaak nut had (of anders gezegd: je had deze uitgave niet gedaan als je geen eigen baas was), dan noteer je de kosten als zakelijk. Bij gemengd gebruik -een fototoestel dat je zowel zakelijk gebruikt als privé- kun je een redelijk deel als zakelijk boeken (bijvoorbeeld 50%). Vraag altijd om een BTW-bon, als je BTW-plichtig bent tenminste. Eens per jaar moet je een jaarrekening (laten) maken en de inkomstenbelastingaangifte (laten) doen. BTW-aangifte per maand, kwartaal of jaar. Als je onderneming groeit, dan worden ook de eisen aan je boekhouding hoger en dan kan de boekhouding op de computer (in Excel of met een apart boekhoudprogramma) al snel handig zijn. Vraag je bij uitgaven de volgende vraag: “Zou ik deze uitgave ook doen, als ik geen eigen onderneming had?” Als het antwoord  “Nee!” is, dan zijn die kosten bijna altijd aftrekbaar. Bijna altijd, want het moet een beetje redelijk zijn, de buren zouden het zelfde antwoord moeten geven. Dus saunabezoek op de zaterdag om de spanning van het eigen baas zijn kwijt te raken is niet aftrekbaar, om maar een voorbeeld te geven.

 

Overige opmerkingen

 

Tot zover de belangrijkste hoofdlijnen, in de overige pagina's een aantal onderwerpen wat verder uitgediept voor de (startende) "eigen baas", niet bedoeld om allemaal door te nemen, kies er alleen uit wat voor jou van belang is.

 

Goede Zaken, Henk Kral, december 2017

Inhoudsopgave

 

De essentie          

Inhoudsopgave 

1 Het ondernemingsplan

2 Prijsstelling        

3 Reclame

4 Rechtsvorm kiezen

5 Vergunningen 

6 Inkomstenbelasting 

7 Omzetbelasting  

8 Auto en Fiscus  

9 Vennootschapsbelasting, Dividendbelasting en TBR

10 De Boekhouding  

11 Verzekeringen  

12 Personeel   

13 Subsidies  

14 Bijstand voor Zelfstandigen (BBz) 

15 De Verklaring Arbeidsrelatie (de VAR)

16 Zelfstandigen en een UWV-uitkering

17 Startersvalkuilen       

18 Persoonlijke Financiële Planning, “Hoe wordt ik Rijk” en Checklist Financiële Producten.

19 Meer informatie      

20 Mijn keuzes        

21 Belasting en Erven (het einde) 

22 Fiscaal Partner of niet? 

23 Lijst Bedrijfskosten. 

 

 

 

 

 

 

 

1. Het Ondernemingsplan

 

Voor sommige ondernemers is het starten relatief eenvoudig. Ik ben zelf destijds ook gewoon naar de Kamer van Koophandel gegaan met een bedrijfsnaam en een vage bedrijfsomschrijving. Toen nog een briefje naar de belastingdienst en klaar was Henk. Vaak is het niet zo simpel en/of niet verstandig zo onbezonnen te starten. Het kan verstandig zijn om één en ander concreet te maken en ook vast te leggen: tijd voor het ondernemingsplan. Als je het ondernemingsplan aan het schrijven bent, begint je onderneming steeds concretere vormen aan te nemen. Je zult geconfronteerd worden met eventuele risico's en de haalbaarheid van je plannen en de continuïteit van de onderneming op langere termijn. Het is de gelegenheid om knopen door te hakken, om te beslissen daadwerkelijk te starten of je plannen bij nader inzien toch maar niet door te zetten. Als je een lening bij de bank gaat aanvragen, heb je een degelijk ondernemingsplan nodig. Een bank of andere kredietverstrekker (familie, de Gemeente, microkrediet of het UWV) zal willen weten hoe haalbaar je plannen zijn en of je in staat zult zijn om je lening terug te blijven betalen. Je ondernemingsplan geeft je inzicht in jouw (deel-) markt, de financiële mogelijkheden en de haalbaarheid van je idee. Houd je ondernemingsplan overzichtelijk, consistent, verzorgd en handzaam. Laat het vooral jouw plan zijn en laat je niet te snel ontmoedigen. Het model van de KvK is een prima model voor grotere ondernemingen, maar voor een klussenbedrijf, een praktijk of een ander redelijk bescheiden en overzichtelijke ondernemingsidee ontmoedigt het alleen maar. In tien pagina's moet je volgens mij een prima en compleet ondernemingsplan kunnen schrijven.

 

In je ondernemingsplan komen de volgende onderdelen aan bod:

De kunst van het ondernemingsplan is om zakelijk en precies, doch beknopt te beschrijven op welke wijze je denkt succes te behalen. In het plan moet je je enthousiasme en bevlogenheid vertalen in zakelijkheid. Laat het vooral ook jouw ondernemingsplan zijn: een bank wil vooral de persoon achter het plan zien in plaats van veel cijfers voor 7 jaar vooruit en laat het ook leuk zijn, een plaatje/logo voorop, een foto of folder als bijlage...

 

2. Prijsstelling, dus wat ben je waard?

 

Ook al maak je geen ondernemingsplan, een prijsstelling voor wat je verkoopt moet je hebben en het is nuttig hier wat aan te rekenen. Wat moet ik omzetten om al mijn kosten en belastingen te kunnen betalen en toch redelijk te kunnen leven? Hoeveel uren moet ik dan gezien mijn prijsstelling werken? Is dat reëel? Een voorbeeld: als ik minimaal € 1.750 netto per maand wil verdienen, dan moet mijn netto winst op jaarbasis € 21.000 plus de inkomstenbelasting en inkomensafhankelijke premie zorgverzekeringswet bedragen, dus € 24.000. Als mijn bedrijfskosten (zoals huur, boekhouding, computer, kantoorkosten, telefoonkosten, bijscholing, reiskosten, verzekeringen) op jaarbasis € 6.000 bedragen dan moet mijn brutowinst (omzet minus directe kosten) € 30.000 zijn. Als mijn directe kosten (inkoop) laag zijn, dan moet ik dus € 33.000 per jaar omzetten. Bij 40 weken per jaar waarin ik daadwerkelijk omzet kan maken (ik wil ook op vakantie, soms heb ik de griep en tijdens de Kerstdagen kan ik niets verkopen), moet ik dus per week € 825 omzetten. Die € 825 kan ik niet gewoon door 40 uur per week delen. Er zijn improductieve uren, zoals voor reclame maken, het bijwerken van de boekhouding, bijhouden van vakkennis. Als je verwacht per week maximaal 24 productieve uren te kunnen maken, dan moet je per uur ca. € 35 exclusief BTW in rekening brengen. Uiteraard is deze berekening bij elke onderneming anders, maar altijd erg nuttig om te doen. Meestal heb je niet de vrijheid zelf de prijs te bepalen: er is vaak sprake van concurrentie, een marktprijs en/of een maximale draagkracht van je klanten. Ook kun je genoodzaakt zijn in het begin een klantenkring op te bouwen door iets goedkoper te zijn dan gevestigde bedrijven. Kijk hiermee wel uit, want je verzwakt hiermee de financiële positie van je eigen branche en het is vaak moeilijk je prijs later te verhogen zodat je onderneming nooit financieel gezond zal worden. Als je met behoud van uitkering start, is één van de voorwaarden bovendien dat je niet aan concurrentievervalsing mag doen.

 

3. Reclame met huiswerkafspraken

 

Als ondernemer is het van essentieel belang met je kwaliteiten naar buiten te komen: reclame maken. Het is soms eenvoudig en voor de hand liggend; een groenteboer op de markt zal hierover weinig nadenken. Het is soms ingewikkeld om een effectieve en efficiënte methode van reclame te vinden die bij jou en je dienst of product/kwaliteiten past. Diensten zoals psychotherapie, coachen en adviezen zijn moeilijker aan de man-vrouw te brengen dan goederen als appels, peren, knollen en citroenen. Daar kan ook nog bijkomen, dat je niet zo expressief bent en je geen collega’s hebt om je aan op te trekken. De meest geweldige genezer die heel spiritueel in zijn paarse zolderkamertje zit te wachten op een betere wereld zal vast heel verlicht worden, maar niet rijk. Wat natuurlijk een beperkende overtuiging is, maar wel heel aards (en daar zijn we)!

Als je doelstelling mede is om met je kwaliteiten in de wereld te komen en daar ook geld voor terug te krijgen, dan is het een goed idee om structureel te werken aan reclame en marketing. Je kunt met een vriend of vriendin -die geen verstand van zaken hoeft te hebben, luisteren is genoeg- elke twee weken een huiswerkafspraak te maken met als doel (meer) met je kwaliteiten naar buiten te kunnen komen.

 

Thema's van zulke afspraken kunnen zijn:

Voorbeelden van huiswerkopdrachten zijn:

Later worden de huiswerkopdrachten praktischer:

Het voordeel van dergelijke afspraken is, dat je minder alles alleen hoeft te doen, dat je het huiswerk gedaan hebt. Of niet, maar dan is de vraag: waarom? Tijdelijke drukte of weerstand? Bij tijdelijke drukte komt het de volgende keer wel, bij weerstand is het zaak daar aandacht aan te besteden.

 

Mijn lijstje met mogelijkheden van reclame met commentaar:

Bedenk vooraf waar je reclame op gericht moet zijn. Psychotherapeuten zullen mijns inziens eerder moeten proberen de drempel te verlagen in plaats van allerlei mooie beloftes te doen. Een internetcafé zoekt mensen zonder PC, dus 65 plussers of allochtonen. Een winkel moet op een goede locatie staan en/of veel reclame maken. Bij lijstjes is 10 een mooi aantal, als je op 7 of 12 uitkomt, prima. Maar 2 of 3 is te weinig en het moet ook niet teveel worden.

 

 

 

4. Rechtsvormen, soorten ondernemingen...

 

Ben je ondernemer, dan zijn er verschillende soorten ondernemingen. Ga je alleen werken, of ga je samen met iemand anders iets beginnen? Wie draagt welke verantwoordelijkheid wie kan er aansprakelijk gesteld worden als er iets misgaat? Als je een onderneming wilt beginnen, is het van belang te weten wat voor soorten ondernemingen er zijn, wat de verschillen zijn en welke vorm het beste bij jouw idee past. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om -al dan niet samen met een ander- een 'rechtspersoon' in het leven te roepen. Deze rechtspersoon wordt beschouwd als de eigenaar van de onderneming. Je zult dus ook een keuze moeten maken uit de verschillende rechtsvormen waarin je het beroep kunt uitoefenen. De rechtsvorm die je kiest is beslissend voor de aansprakelijkheid en heeft daarnaast invloed op je belastingverplichtingen. Eerst maar eens de ondernemingsvormen zonder rechtspersoon, dus als ondernemer ben je voleldig aansprakelijk voor bedrijfsschulden.

 

Rechtsvormen met rechtspersoonlijkheid.

Een belangrijk voordeel van deze ondernemingsvormen met rechtspersoonlijkheid is dat je privé minder of geen risico loopt. Bij grove nalatigheid of schuld ben je als bestuurder wel aansprakelijk, uiteraard ook als je -bijvoorbeeld bij een lening van de bank- ook privé meegetekend hebt. Bij belastingschulden en sociale lasten wordt die grove nalatigheid of schuld al verondersteld als je de betalingsonmacht niet tijdig (binnen 14 dagen!) meldt! Dus bij liquiditeitsproblemen is het belangrijk om tijdig de Belastingdienst te waarschuwen.

 

5. Vergunningen

 

 

6. Inkomstenbelasting.

 

Vanaf 1-1-2001 is de wet Inkomsten Belasting 2001 van kracht. Kern van de wet Inkomsten Belasting 2001 is de boxenbenadering; het stelsel bestaat uit 3 boxen die bijna helemaal onafhankelijk naast elkaar staan.

Aftrekposten in de inkomstenbelasting.

Deze aftrekposten worden eerst in box 1 afgetrokken, vervolgens eventueel in box 3 en daarna in box 2.

 

Werkruimte aan huis. Per 1 januari 2005 is de fiscale behandeling gewijzigd van de werkruimte in de eigen woning in de inkomsten-, de loon- en vennootschapsbelasting. Een ruimte wordt fiscaal pas als werkruimte behandeld als deze een zelfstandig gedeelte van de woning vormt en intensief wordt gebruikt voor de verwerving van inkomen. De werkruimte moet een zodanige zelfstandigheid bezitten dat de ruimte duidelijk te onderscheiden is door uiterlijke kenmerken. Daarbij kan gedacht worden aan een eigen opgang of ingang, maar daarnaast kunnen ook de voorzieningen in de werkruimte van belang zijn ter bepaling van de zelfstandigheid. In dat verband kan bijvoorbeeld gedacht worden aan eigen sanitair. Een substantieel deel van het inkomen moet in de zelfstandige ruimte worden verdiend. Als men over een werkruimte elders beschikt moet tenminste 70% van het inkomen in de ruimte thuis worden verdiend. Als men niet elders de beschikking heeft over een werkruimte, moet tenminste 30% van het inkomen in de ruimte thuis worden verdiend. Maximaal aftrekbaar is 4% van de waarde over de werkruimte. Bij huurwoningen: een deel van de huur plus een evenredig deel van de kosten die in huurwoningen door een huurder zouden worden betaald. Een onzelfstandige werkruimte (slaapkamer, zolder) en een zelfstandige werkruimte waarin onvoldoende wordt gewerkt, blijven onderdeel van de eigen woning en daarmee van de regeling van het eigen woning forfait.

 

7. Omzetbelasting

 

Voor de Omzetbelasting ben je ondernemer als je goederen of diensten levert; je neemt dan deel aan het economisch verkeer. Zo zijn veel Stichtingen en  verenigingen BTW-plichtig. Aangemerkt worden als ondernemer voor de BTW heeft zowel voordelen als nadelen. Voordelen: Je kunt de aan je in rekening gebrachte BTW terugvragen bij de Belastingdienst. Zeker in de startfase van de onderneming is dit vaak voordelig. Nadelen: Je bent onderworpen aan een flink aantal administratieve verplichtingen en waarschijnlijk moet je uiteindelijk BTW afdragen. Zo moet je een administratie bijhouden en moet je regelmatig aangifte doen. We kennen een algemeen BTW tarief van 21%, een verlaagd tarief van 6%, vrijstellingen en een 0% tarief.

 

Het verlaagd tarief 6%/9%:

 

Globaal genomen zijn de volgende soorten goederen en diensten vrijgesteld van BTW:

Bij een vrijgestelde prestatie heb je ook geen recht op aftrek van voorbelasting, als je deels vrijgestelde omzet hebt en deels belaste omzet, dan zul je de voorbelasting of moeten kunnen toewijzen aan een omzetsoort of moeten verdelen, bijvoorbeeld prorata, naar omzetverhouding.

 

Het nultarief –geen af te dragen BTW, maar wel recht op aftrek voorbelasting– is eigenlijk alleen van toepassing bij export. Als je goederen koopt buiten Nederland –maar binnen de Europese Gemeenschap– dan hoeft je leverancier je geen BTW in rekening te brengen, onder voorwaarde dat je hem je BTW-nummer verstrekt.

 

In de sectoren bouw, scheepsbouw en de confectie wordt de omzetbelasting in een aantal gevallen niet van de leverancier, maar van de afnemer geheven: de verlegging van de omzetbelasting. De verleggingsregeling houdt in dat bij onderaanneming en uitlening van personeel de heffing van omzetbelasting wordt verlegd van degene die de prestatie verricht (de onderaannemer of de uitlener) naar degene die de prestatie afneemt (de aannemer of de inlener). Bij onderaanneming is het dus verplicht de BTW verleggingsregeling toe te passen.

 

Je kunt een ontheffing vragen van de BTW-plicht als je omzet erg laag is (en zal blijven).

 

 

8. De Heilige Koe oftewel de auto

 

Bij de belastingdienst weten ze dat (bijna) iedereen met een eigen bedrijf ook een auto heeft, dus veel regels en veel mogelijkheden. De verdere teksten gaan over een personenauto of een bestelauto, auto's die ongeschikt zijn voor privé gebruik (vrachtwagens, ambulances e.d.) vallen hier buiten.

 

Ten eerste is er de keuze voor de inkomstenbelasting:

Dan de keuze voor de omzetbelasting, deze keuze staat los van de keuze voor de inkomstenbelasting:

Hoe te kiezen?

 

9. Vennootschapsbelasting en Dividendbelasting

 

Een BV heeft te maken met allerlei belastingen, eerst moet de directeur een gebruikelijk loon ontvangen (minimaal € 45.000 bij fulltime werken) en daarover draagt de BV loonbelasting af. Vervolgens moet over de winst van de BV vennootschapsbelasting betaald worden, 20% over de eerste € 200.000 winst, daarna 25%. Als je vervolgens de winst na belasting wilt uitkeren dat betaald de BV 15% dividendbelasting (verdwijnt per 1-1-2019) en de ontvanger (vaak de DGA) nog eens 10% (aanmerkelijk belang belasting in box 2 is 25% en wordt verhoogd).

 

Als DGA heb je ook nog vaak te maken met de terbeschikkingsstellingsregeling. Bij de TBS-regeling gaat het om vanuit privé vermogen ter beschikking gestelde vermogensbestanddelen aan de NV of BV. Deze vermogensbestanddelen vallen dan niet in box 3, maar in box 1 en worden behandeld alsof er sprake is van ondernemingsvermogen. Inkomsten en waardestijging worden dus progressief belast tot 52% in plaats van in box 3 met 30% van 4% rendement. Bij een auto die je ook in je BV gebruikt is hier nog wel over heen te komen, maar bij een pand wordt het al een stuk vervelender.

 

10. Administratie, de boekhouding dus

 

Een ondernemer moet een administratie bijhouden. Je bent dat wettelijk verplicht. Bovendien moet je de administratie zeven jaar bewaren. Het bijhouden van een administratie begint feitelijk al vóór het starten van je bedrijf. Want ook kosten die je nog voor de officiële start hebt gemaakt voor je bedrijf, mag je onder bepaalde voorwaarden aftrekken. Het bijhouden van een administratie is een aardige klus. Toch is het slim om een deel van de boekhouding zelf te doen. Het schrijven van facturen (debiteurenadministratie), het bijhouden van het kasboek en het betalen van loonbelasting en/of omzetbelasting worden vaak door de ondernemers zelf gedaan. Natuurlijk zijn er tal van boekhoudprogramma's die je daarbij kunnen helpen. Alle gegevens over je onderneming die je vastlegt, op papier of in elektronische vorm, behoren tot je administratie.

Voorbeelden hiervan zijn:

 

Beginbalans. De bij de start van de onderneming aanwezige goederen kunnen tegen een reële waarde in de zaak gebracht worden en leveren dan een aftrekpost op: de afschrijving. Hierbij kun je denken aan goederen als boeken, computer, antwoordapparaat, massagetafel, muziekinstallatie, enzovoorts. Bijvoorbeeld: een 2 jaar oude massagetafel, nieuwwaarde € 1.350 wordt bij de start in de onderneming gebracht voor € 1.000. Dan is er 5 jaar lang een aftrekpost van € 200, de waardevermindering van de tafel. Het is dus belangrijk om een lijst te maken van je inbreng van goederen bij de start van de onderneming.

 

Bonnen. Keurige BTW-bonnen zijn voor de Omzetbelasting heilig, maar voor de Inkomstenbelasting niet. Als je een keer een bon kwijt bent of niet hebt gekregen, kun je de uitgave gewoon in het kasboek noteren. Voor de inkomstenbelasting is het wel aftrekbaar. Je moet kosten aannemelijk maken, niet bewijzen. Als je het kasboek geregeld bijhoudt en je koopt iets voor je zaak op de rommelmarkt, dan is deze uitgave aannemelijk gemaakt en aftrekbaar. Wanneer je brandstof tankt krijg je daarvoor een bon. Deze geldt als factuur. Een factuur die voldoet aan de eisen van de belastingdienst voor teruggave van de omzetbelasting is zo'n bon niet. Immers, er staat geen naam en adres van de afnemer op. Zo'n bon geeft in beginsel dus geen recht op teruggave van omzetbelasting. De belastingdienst vindt echter het terugvragen van omzetbelasting op brandstofbonnen toch goed wanneer vaststaat dat de brandstof getankt is door de ondernemer zelf en ten behoeve van de in de onderneming gebruikte auto. Inmiddels is de belastingdienst daarin wat strakker aan het worden omdat er op behoorlijke schaal gefraudeerd wordt. Vooral bij bedrijven waar de werknemers een auto van hun werkgever ter beschikking hebben gekregen en waar zij hun brandstof vergoed krijgen door het inleveren van bonnen. Er zijn mensen die bij tankstations bonnetjes van de straat rapen of ze bij vrienden en kennissen bietsen. Wij adviseren vaak aan onze zelfstandige cliënten om bij het tanken altijd de betaling per pin te doen. In dat geval kun je goed voldoen aan de eis dat vast moet staan dat je zelf de brandstofkosten hebt voldaan. Het kost bovendien weinig moeite. Wanneer je toch eens contant afrekent is dat helemaal niet zo erg. Zolang de brandstofkosten in overeenstemming zijn met het gebruik van de auto zal de belastingdienst niet gauw twijfelen aan de bonnen in je administratie.

 

Keuzevermogen. Voor de inkomstenbelasting bestaat het begrip ‘keuzevermogen’. Als bijvoorbeeld een woning of een auto zowel privé als zakelijk wordt gebruikt, mag je binnen de grenzen van de redelijkheid kiezen of je het tot je privé-bezit rekent, of tot het ondernemersvermogen. Bij een pand is splitsing meer specifiek en vaak mogelijk: is er een aparte ingang, kan het apart worden verhuurd? In zo'n geval moet het zakelijk gedeelte tot het ondernemingsvermogen gerekend worden en het woongedeelte tot het privé-vermogen. Wordt een pand alleen als woning gebruikt, dan kan het toch als ondernemingsvermogen worden aangemerkt, als de bewoning mede dienstbaar is aan de bedrijfsuitoefening (woning staat op bedrijfsterrein bijvoorbeeld).

 

Zelf doen of uitbesteden? Door de boekhoudwerkzaamheden zelf te doen, krijg je in het begin een goed beeld van je bedrijf. Je kunt zien of je inspanningen opwegen tegen de inkomsten. Voor complexere zaken -zoals het invullen van inkomstenbelastingformulieren- kun je een accountant of administratiekantoor inschakelen. Als je dat zelf doet, loop je het gevaar aftrekposten te missen. Omdat de Belastingdienst moet kunnen controleren hoeveel belasting je verschuldigd bent, ben je verplicht je administratie duidelijk en overzichtelijk in te richten. De administratie vormt de basis van je aangiften. Als je administratie niet volledig is, niet binnen een redelijke termijn te controleren is, of als je de administratie niet lang genoeg bewaart, kan dat vervelende gevolgen hebben. De Belastingdienst zal dan zelf je omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Als je het vervolgens niet eens bent met die berekening, moet je zelf bewijzen dat de berekening onjuist is.

 

Zwart werken. Nog afgezien van juridische en morele argumenten (het is verboden, iedereen maakt gebruik van de voorzieningen van Nederland en dus moet iedereen er ook aan meebetalen naar draagkracht, etc.) is zwart werken ook om andere redenen vaak niet slim. Een onderneming die helemaal zwart werkt kan géén (of erg weinig) reclame maken. Als masseur bijvoorbeeld moet het dan verplicht een soort hobby blijven. Je kunt niet echt met je kwaliteiten naar buiten treden en daar een redelijke prijs voor vragen. Verder loop je een groot risico (denk niet alleen aan een belastingnaheffing met boete en rente, maar ook aan steunfraude) en dat kan weer betekenen dat je er slecht van slaapt... Want het heeft vaak ook negatieve psychologische gevolgen. Voor een winkel of horecabedrijf gaat verder op dat (deels) zwarte omzet betekent dat je chantabel bent en dat je het personeel niet echt kunt controleren. Een controle-instrument zoals voorraadlijsten en/of de kassa (het ZZ register) kan de belastingdienst ook gebruiken voor omzetcontrole.

 

Hoe je boekhouding in te richten? Natuurlijk mag je dat zelf weten, als de algemene uitgangspunten maar gevolgd worden en het is uiteraard ook sterk afhankelijk van het type onderneming en de omvang van de boekhouding. Maar toch wat richtlijnen, drie modellen:

Transactiebasis. Als je boekhouding niet al te omvangrijk is of je hebt vooral te maken met contante omzet, dan mag je je boekhouding bijhouden op moment dat er betaald wordt. Dus je neemt iets pas op in de boekhouding als er geld binnenkomt of uitgaat (bank en kas) en je richt je boekhouding ook zodanig in. Dus een ordner met bankafschriften met daarachter de facturen die betrekking hebben op dat bankafschrift en hetzelfde voor je kasboek. Aan het einde van het jaar maak je dan extra nog een overzicht van nog te betalen rekeningen (crediteuren) en nog te ontvangen rekeningen (debiteuren).

Factuurstelsel. Bij een grotere administratie of als je omzet vooral op rekening is, dan ga je werken met een verkoopboek en inkoopboek, dus je neemt een factuur op in je boekhouding op moment dat die factuur verstuurd wordt en de betaling boek je dan af op het verkoopboek of inkoopboek. Hetzelfde gaat op voor het inkoopboek. Dus een ordner met alle verkoopfacturen (uiteraard keurig genummerd), een ordner met alle inkoopfacturen (ook nummeren!), een ordner met bankafschriften en kasbladen. Voordeel van dit systeem is onder andere dat uit de boekhouding openstaande posten makkelijk te halen zijn.

Gemengd systeem. Zelf heb ik een gemengd systeem, dus wel een verkoopboek, maar geen inkoopboek. Mijn kosten zijn redelijk overzichtelijk en komen maandelijks terug (huur, personeelskosten, energie, telefoonkosten e.d.) en dus heb ik per jaar één ordner met de verzonden facturen en één ordner met de bankafschriften met daarachter de betaalde rekeningen. Daarnaast heb ik een meestal klein stapeltje nog te betalen rekeningen, ik heb geen kasboek, kasuitgaven declareer ik van tijd tot tijd.

Qua boekhoudprogramma, bij de transactiebasis kun je vaak prima met Excel uit de voeten, bij het factuurstelsel is een boekhoudprogramma al gauw handiger en bij het gemengd systeem hangt het van het aantal verzonden facturen af.

 

11. Verzekeringen: een noodzakelijk kwaad?

Voor de onderneming:

 

Voor de ondernemer:

 

12. Personeel: ‘Ik wens je veel personeel’ (Joodse vervloeking).

 

Uiteraard gaat het er bij personeel in dienst nemen in eerste instantie om, dat je het juiste personeelslid voor je bedrijf vindt en dat de opbrengsten groter zijn dan de kosten. Die kosten kunnen aanzienlijk zijn: een fulltime medewerker tegen het wettelijk minimumloon kost je per jaar ca. € 18.000 waarbij je dan bij ziekte van de werknemer het loon moet doorbetalen (maximum 2 jaar). Er zijn wel enige subsidiemogelijkheden, vooral bij het in dienst nemen van langdurig werklozen of WAO'ers, maar je betaalt zelf het leeuwendeel en loopt zelf het risico.

 

Als je toch personeel nodig hebt, volgen hier enkele aandachtspunten:  

 

Arbeidsovereenkomst

Een arbeidsovereenkomst kan zowel mondeling als schriftelijk worden aangegaan. De meest essentiële zaken moeten eigenlijk wel op papier komen te staan:

Je bent als werkgever niet verplicht een pensioenregeling voor werknemers te treffen. Vaak maakt een pensioenregeling echter wel deel uit van de arbeidsovereenkomst of de CAO.

 

13. Subsidies

 

Voor beginnende en gevestigde ondernemers bestaan er tal van subsidie- en stimuleringsregelingen, maar stel je er niet teveel van voor; het speelt vooral bij grote investeringen en het creëren van arbeidsplaatsen. Alleen voor kunstenaars zijn er wel enkele subsidies en stipendia mogelijk. Zonder tegenprestatie zijn die vrij van omzetbelasting, maar wel belast voor de inkomstenbelasting. Enkele regelingen: Samenwerkingsverband Noord Nederland (SNN) heeft subsidies voor investeringen (IPR en KITS), personeel (LPR en NIOF) en inhuren van externe deskundigen (HRM en NIOF). Zie de subsidiescan op www.snnonline.nl en www.subsidieshop.nl. De Gemeente Groningen heet ook een subsidie-adviesloket: 050-3164271

Noordelijke Ontwikkelings Maatschappij (NOM) heeft subsidies voor investeringen (BSRI), innovatiesubsidie voor samenwerkingsprojecten (IS) en de fiscale tegemoetkoming bij speur- en ontwikkelingswerk (S&O). Voor innovatie in plattelandsonderneming in bepaalde regio’s is er een regeling (STIPO). Voor export heeft de Kamer van Koophandel een aantal subsidieregelingen. Er zijn subsidiemogelijkheden bij in dienst nemen van ouderen, werkzoekenden en arbeidsgehandicapten (www.agentschapSZW.nl). De meeste ondernemers hebben eigenlijk alleen te maken met de fiscale subsidies, zoals investeringsaftrek.

 

14. Bijstand aan zelfstandigen: Besluit Bijstandsverlening Zelfstandigen (BBZ)

 

Het Besluit Bijstandsverlening Zelfstandigen (BBZ) is ingesteld om zelfstandigen uit de bijstandswet te houden. Door het BBZ kun je tijdelijk een uitkering ontvangen totdatje weer in je eigen levensbehoeften kunt voorzien. Je kunt in aanmerking komen voor het BBZ als je een gevestigde zelfstandige bent die tijdelijk in financiële problemen verkeert of als je een startende zelfstandige bent. Daarnaast biedt het BBZ ook hulp aan oudere zelfstandigen met een niet-levensvatbaar bedrijf of wanneer je als zelfstandige je bedrijf wilt beëindigen.

 

Vormen van BBZ voor startende ondernemers

Voor startende ondernemers zijn er vanuit het BBZ de volgende vormen van bijstandsverlening:

 

Vormen van BBZ voor gevestigde ondernemers

Gevestigde zelfstandigen in tijdelijke problemen komen volgens het BBZ in aanmerking voor:

 

 

 

16. Werken en een uitkering

 

Als je doel is onafhankelijk te worden van een uitkering (wie wil dat niet) en je denkt dat een eigen bedrijf de oplossing is (wie droomt er niet), dan kun je gelijk hebben, maar het risico is reëel dat er sprake is van een valse start! Als je echter ergens goed in bent of ergens een “gat in de markt” ziet en je denkt daar geld mee te kunnen verdienen als eigen baas, dan ben je wat mij betreft op weg. Het is dan zaak jezelf en je globale idee te onderzoeken, dus kijken naar concurrentie, kijken wat je dienst of product waard is en wat men er voor wil betalen en eens wat te rekenen. Als je voor € 10 per uur GSM-tjes gaat programmeren, dan is even rekenen genoeg om je er van te overtuigen dat je nooit boven bijstandsniveau zult uitkomen, behalve als je 100 uur per week gaat werken. Als je na dat eerste globale onderzoek nog steeds verder wilt dan is het zaak een rechtsvorm of structuur te kiezen die pas bij jou, jouw idee en jouw uitkeringssituatie. Er is vaak een oplossing voor jouw situatie die recht doet aan de Fiscus, aan de uitkeringssituatie en aan jou! Informeer je vooraf goed en start nooit zonder vooraf overleg met de uitkerende instantie.

 

Enkele overwegingen en mogelijkheden bij een WW-uitkering:

 

Enkele overwegingen en mogelijkheden bij de WIA-, WAO-, Wajong-, Ziektewet- en WAZ-uitkering:

 

17. Tien startersvalkuilen

 

Veel gemaakte fouten van (beginnende) ondernemers:

 

 

18. Persoonlijke Financiële Planning

 

De Persoonlijke Financiële Planning (pfp), is een analyse van je (financiële) positie, van je wensen en de mogelijkheden. Vaak wordt een pfp aangeboden om (financiële) producten te verkopen zoals belastingvrije spaarplannen, een nieuwe hypotheek en/of aanvullende verzekeringen, dus pas op! Een pfp maak je in een aantal stappen:

Een pfp is erg nuttig, ook voordat je aan een eigen bedrijf begint. Je moet een gedegen begroting hebben van het verwachte inkomen en de verwachte uitgaven.

 

Hoe word ik rijk? (vrij naar Bodo Schäfer):

 

Checklist Financiële Producten. Sommige financiële producten zijn prima, andere helemaal niet. Loop dus deze checklist langs vóórdat je tekent.

 

19. Meer informatie

 

Voor meer informatie is er een uitstekende ondernemerswijzer te koop in de boekhandel (duur, boven de € 100, goedkoper bij de ABN-AmRo). Verder houden allerlei instanties voorlichtingsbijeenkomsten voor startende ondernemers (o.a. de Kamer van Koophandel) en geven verschillende instanties (o.a. banken, de belastingdienst en weer de Kamer van Koophandel) gratis folders uit. De belastingdienst heeft een speciaal boek voor startende ondernemers.

 

Enkele sites:

Laat je echter niet gek maken door alle informatie, regel de belangrijkste dingen vooraf en laat je dan niet ‘ophouden’ door de wens alles tot in detail te weten...

 

20. Mijn keuzes.

 

Ook al is verstand van geld erg nuttig om je eigen keuzes te kunnen maken over o.a. verzekeren en beleggen, toch hier mijn eigen keuzes daarin. Dit ondanks het eerste gebod voor een adviseur: gij zult alleen informatie geven en géén besluiten nemen voor de cliënt! (behalve als dat veel geld oplevert.)

Verzekeringen voor ondernemers:

Beleggen: voor een termijn tot 5 jaar gewoon sparen tot € 100.000 per rekening. Kies een bank die onder het Nederlandse garantiestelsel valt en met een redelijke rente (zie www.sparen.pagina.nl). Voor de langere termijn een vast bedrag per maand in een ’saai’ aandelenfonds (middelen dus) of nog beter: een index fonds. Als je ineens veel geld hebt advies vragen bij een bank (private banking) en denk aan het spreiden van het risico. Alleen als je er lol in hebt zeker in het begin met een relatief klein bedrag (een bedrag wat je kunt missen, zeg maar speel- of leergeld) via internet handelen in aandelen en opties.

Geen aandelen leasen, geen beleggingshypotheek, niet te snel je hypotheek bij een andere bank oversluiten omdat je maandlasten dan dalen (is vaak alleen maar op korte termijn waar en soms bovendien alleen bij een langere looptijd van de hypotheek) en liever geen garantieproduct/clickfonds vanwege de vaak lange looptijd en de (deels verborgen) kosten van het ‘klikken’/schijnveiligheid.  In het algemeen zou ik vooral willen zeggen: besteed je tijd en energie aan je eigen PR, aan je onderneming, aan je klanten en aan jezelf. Qua belasting en boekhouding: houdt het simpel zodat je er niet teveel tijd aan hoeft te besteden en toch een (globaal) inzicht in je financiën hebt.

 

21. Belasting en Erven

 

Je wordt geboren met drie zekerheden: verandering, belasting en dood. Maar ook na die dood kunnen de nabestaanden te maken krijgen met de Belastingdienst. Als je komt te overlijden is er een nalatenschap, die gaat volgens testament of volgens de wet naar de erfgenamen. Daarover moeten vaak successierechten betaald worden en dus moet er aangifte gedaan worden door de erfgenamen.

 

Wie erft?

Je kunt natuurlijk proberen de erfenis zo klein mogelijk te maken, door je geld op te maken (op je tachtigste toch nog een wereldreis of een Porsche) of door je geld “met de warme hand” weg te geven, schenkingen dus. Vooral bij omvangrijke vermogens kan estate-planning verstandig zijn. Schenkingen tot 180 dagen voor het overlijden worden behandeld als verkrijgingen uit de nalatenschap. Één manier om (fors) te besparen op successierechten is schenken en weer teruglenen, dit kan zonder notaris en is soms erg voordelig, maar je moet elk jaar verplicht 6% rente daadwerkelijk betalen.

 

Als erfgenaam kun je met de volgende fiscale zaken te maken krijgen:

Of je successierecht moet betalen hangt af van de waarde van jouw aandeel in de nalatenschap en van je relatie tot de overledene. Eerst de waarde van de nalatenschap:

Dan je relatie tot de overledene:

 

Tarieven   kinderen en partner kleinkinderen     overige verkrijgers

€ 0 – € 117.214   10%   18%    30%

€ 117.214 en hoger  20%   36%   40%

 

Vrijstellingen

Bij overlijden: Partner: € 627.367, Kinderen en kleinkinderen: € 19.868, grotendeels onderhouden zieke/gehandicapte kinderen € 59.601, ouders € 47.053 en overige verkrijgers: € 2.092.

Bij schenken: Kinderen: € 5.229 (eenmalig € 25.096 van 18-40 jaar en aangewend voor studie of aankoop huis ook eenmalig € 52.281) en Overige verkrijgers: € 2.092.

 

22. Fiscaal Partner of niet?

 

Wanneer je samenwoont kun je beiden als fiscaal partner worden behandeld. Tot 2011 had je daarvoor een vrije keuze. Vanaf 2011 echter is het fiscaal partnerschap afhankelijk van enkele criteria. Die criteria zijn:

In alle andere gevallen kun je vanaf 2011 geen fiscaal partner meer zijn. Het fiscaal partnerschap kan een fiscaal voordeel opleveren, vooral wanneer er grote verschillen zijn tussen de inkomens en vermogens van beide partners. Het kan daardoor mogelijk worden de vermogensvrijstelling van de minst vermogende partner te gebruiken bij de meest vermogende partner. Ook is het mogelijk om aftrekposten, bij voorbeeld die van de eigen woning, naar believen te verdelen over beide inkomens. Voor de erfbelasting zijn er ook belangrijke voordelen verbonden aan het fiscaal partnerschap. De voordelen:

  èn geen bloedverwanten bent in de rechte lijn, tenzij de ene bloedverwant in het jaar vóór het over  lijden een mantelzorgcompliment heeft genoten van de andere bloedverwant

 

Zelfstandig ondernemers mogen alle kosten aftrekken die 'dienstbaar' zijn aan hun bedrijf. Dit geldt ook voor eenmanszaken. Maar welke kosten tellen nu wel en niet als bedrijfskosten? Sommige kosten mogen geheel zakelijk worden opgevoerd, terwijl dat voor andere kosten slechts gedeeltelijk of helemaal niet geldt. De centrale vraag is “Had ik deze kosten ook gemaakt als ik geen ondernemer was?”

 

Als je wilt bekijken welke kosten wel en niet aftrekbaar zijn voor eenmanszaken, neem dan de volgende lijst door. De meeste kosten die freelancers/ondernemers maken kun je hieronder terugvinden.

Geheel aftrekbaar als bedrijfskosten

Gedeeltelijk aftrekbaar

Niet aftrekbaar

Tot slot

Dit stuk gaat over het opgeven van bedrijfskosten voor de aangifte inkomstenbelasting, niet over het opgeven van btw voor de btw-aangifte. Let daarop, want de regels kunnen afwijken bij de btw-aangifte. Zo kun je bij sommige kosten wel volledig de btw aftrekken, terwijl de kosten zelf maar gedeeltelijk aftrekbaar zijn.