Privacy, WWFT, aansprakelijkheid en meer…
-
Wij hechten veel aan bescherming van persoonsgegevens van onze cliënten, in sporadisch voorkomende gevallen delen wij uitsluitend de naam en het email-adres van een cliënt aan een andere cliënt, als dat naar ons inziens nuttig kan zijn.
-
Vooral in verband met het fiscaal partnerschap is het soms nodig dat belastingadviseurs met elkaar overleggen. Immers, het verschuiven van aftrekposten of heffingsvrijstellingen kan alleen goed gedaan worden wanneer de aangiften van beide partners samen worden berekend. Wanneer je bij ons cliënt bent, en je partner is dat bij een collega van ons, zullen wij het overleg tot stand brengen.
Wel met instemming van jou en je partner natuurlijk, want daarbij worden uiteraard privé-gegevens uitgewisseld.
-
De Belastingdienst en de Sociale Diensten krijgen van ons een eerlijke en volledige antwoord wanneer zij vragen stellen over de inhoud van een aangifte of een jaarrekening. Dat is van belang voor een goede verstandhouding met deze instanties en we zijn wettelijk verplicht die informatie te geven.
-
Soms worden we gebeld door een bank die iets wil weten over de jaarrekening van een van onze cliënten. Alleen na uitdrukkelijke toestemming van onze cliënt verstrekken we deze informatie.
-
Onze site verzamelt verder geen gegevens, werkt niet met cookies o.i.d.
-
Wij zullen vertrouwelijke informatie (salarisstrookjes, jaarrekeningen, aangiften inkomstenbelasting en meer) uitsluitend via beveiligde email verzenden en niet via open mail. Dat kan lastig zijn, maar we moeten ons houden aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
-
Binnen ons kantoor heeft iedereen (Wander en Henk dus) inzicht in alle gegevens van alle klanten.
-
We zijn verplicht gegevens minimaal 7 jaar te bewaren en veel gegevens zelfs nog langer.
-
We gebruiken externe opslag via de KPN, dus op Europese servers en onder de Europese wetgeving beveiligd met dubbele authentificatie.
-
Als loonprogramma gebruiken wij www.loon.nl, als aangiftesoftware maken we gebruik van www.tecknow.nl. Backups van lonen en aangiften worden in de beveiligde omgeving van deze leveranciers opgeslagen. Andere software die wij gebruiken (rapportgenerator SpeedBooks, boekhoudprogramma Minipak) worden uitsluitend op onze eigen computers gebruikt en online boekhoudpakketten (SnelStart, E-Boekhouden, Kleisteen en meer) hebben een contract met de cliënt en de cliënt geeft ons dan toegang.
-
Identificatie en ongebruikelijke transacties.
Ook wij hebben ons te houden aan enkele wetten en moeten voldoende aan verschillende regels. Alle financiële dienstverleners, zijn verplicht de identiteit van onze cliënten vast te stellen en vast te leggen. Bovendien moeten wij 'ongebruikelijke transacties' melden. De maatregelen vloeien voort uit de Wet ter voorkoming van Witwassen en Financieren van Terrorisme, de wet WWFT. Het gevolg is dat we al onze (nieuwe) cliënten moeten vragen zich te identificeren. Bovendien moeten we, als we een 'verdachte' transactie bij een cliënt vermoeden, dat melden. Kijk voor meer informatie op de pagina WWFT.
-
Wat valt allemaal onder onze aansprakelijkheid?
Wij doen ons best onze cliënten zo goed mogelijk te adviseren en voor hen aangiften te doen en jaarrekeningen te maken. De kwaliteit van ons handelen houden we hoog door te investeren in kennis op fiscaal gebied en in onze vaardigheden om tijdig en adequaat voor te lichten. Wij maken natuurlijk wel eens fouten. Die herstellen we dan zo snel en zo goed mogelijk, en natuurlijk doen we dat voor eigen rekening.
Er gaat ook wel eens iets fout omdat we van onze cliënt niet alle noodzakelijke gegevens hebben ontvangen voor een advies of voor het maken van een aangifte of jaarrekening. Ook al zijn we gewend in gesprekken met onze cliënten zo veel mogelijk dóór te vragen; we kunnen niet alles achterhalen wat mogelijk van belang kan zijn voor een aangifte. Hoe lossen we dat op? We hebben een jaarlijkse vragenlijst met het oog op de jaarrekening en aangifte. We hechten veel waarde aan persoonlijk contact bij het jaarlijks verzamelen van gegevens voor aangiften en jaarrekening. In een gesprek kunnen we véél meer zekerheid voor beiden scheppen over de volledigheid en juistheid van de gegevens die we nodig hebben, dan wanneer we de gegevens per email ontvangen. We vragen vóórdat we voor een cliënt een aangifte doen, om ons werk kritisch te bekijken opdat mogelijke onvolledigheden en onjuistheden. Daarvoor hoef je niet altijd deskundig te zijn; gezond verstand is daarbij het belangrijkst. Pas na het kritisch beoordelen, versturen we een aangifte met toestemming van de cliënt naar de belastingdienst.
We zijn soms ook kritisch naar onze cliënten. We laten ons niet gebruiken voor het verkrijgen van financieel voordeel door het opzettelijk gebruiken van foutieve gegevens of achterhouden van relevante informatie.
Jaarrekeningen die we maken voor onze cliënten vallen onder een zogenaamde samenstellings-verklaring. Die luidt: Ons werk is vooral het verzamelen, verwerken en samenvatten van de geleverde financiële gegevens. Voor de inhoud van de jaarrekening kunnen we daarom geen aansprakelijkheid op ons nemen. Dit is een gebruikelijke verklaring om een voorbehoud te maken voor de aansprakelijkheid voor mogelijke onjuistheden in een aangifte of jaarrekening. Wij voelen ons verantwoordelijk voor de kwaliteit ons werk, maar kunnen dat niet zijn voor de juistheid en volledigheid van de gegevens die aan ons verstrekt zijn. Een helder onderscheid voor onszelf, voor onze cliënten, en voor andere instanties die gebruik maken van onze opgaven.
-
Een voorbeeld van de verwerkersovereenkomst tussen onze klanten en ons kantoor.
-
Binnen ons kantoor is Henk Kral de Functionaris voor de gegevensbescherming.
-
Indien u vragen hebt, neem contact op met henk@henkkral.nl of bel 050-5259030
